Processen digitaliseren resulteert eigenlijk vrijwel altijd in sneller en efficiënter werken. Je kunt processen digitaliseren met een verscheidenheid aan manieren. Eén van die manieren is workflow management. Workflow management ziet er op toe dat er informatie effectief en snel wordt verwerkt en beheerd. Dit is van belang omdat alle informatie bij elkaar ervoor zorgt dat een bedrijf beslissingen kan nemen over de toekomst. Immers speelt data een grote rol in een beslissingsproces. In deze blog wordt daarom besproken hoe je processen digitaliseert aan de hand van workflow management en een DMS.
Wat is workflow management?
Workflow management gaat over het optimaliseren, verbeteren en automatiseren van workflows met als doel de output te verhogen, herhalingen te elimineren en fouten te verminderen. Het gaat dan vooral om digitale workflow. Dit is dan dus een online geautomatiseerd proces met een tal van activiteiten waarbij fouten worden verminderd en de output geoptimaliseerd. Neem bijvoorbeeld het inhuren van een nieuwe werknemer. Dit proces vereist het verzamelen, verwerken en opslaan van een aantal stukken informatie. Denk hierbij aan bankgegevens voor de loonadministratie, paspoort/ID, burgerservicenummer en een curriculum vitae (CV). Bij sommige taken komt tijdens het wervingsproces extra informatie naar voren: wie wanneer sollicitatiegesprekken heeft gevoerd, hun individuele evaluaties, praktische zaken zoals de beschikbaarheidsdatum van de kandidaat, en de uiteindelijke beslissing om de kandidaat al dan niet aan te nemen. Deze informatie moet worden vastgelegd, op tijd aan de juiste mensen ter beschikking worden gesteld en worden gearchiveerd.
Wanneer een HR-afdeling meerdere nieuwe medewerkers aanneemt, zal het management dit werk coördineren om een aantal doelen te bereiken. Het management wil werknemers van hoge kwaliteit selecteren, tegen een redelijke prijs en een gedurende het proces een professioneel bedrijfsimago uitstralen naar alle kandidaten. Wanneer een kandidaat dan uiteindelijk is aangenomen, moeten aan het eind van het proces wellicht andere IT-systemen worden bijgewerkt. De vacature op de website van het bedrijf kan worden verwijderd, en de nieuwe werknemer moet worden toegevoegd aan de personeelsdatabase, eventueel met data van het wervingsproces toegevoegd aan hun personeelsdossier.
Document management systeem
Goed, je hebt nu een duidelijk beeld van wat workflow management is. Het workflow management kun je voor een optimaal resultaat vastleggen in een document management system, ook wel DMS genoemd. Je kunt hierdoor informatiestromen snel, geautomatiseerd (en daarmee meteen uniform) en efficiënt vastleggen. Naast deze voordelen is bijvoorbeeld ook voldoen aan privacywetgeving makkelijker, omdat een DMS hier rekening mee houdt.